Proje Açıklaması:
Şirketimizin büyümesiyle birlikte mevcut CRM altyapımız yetersiz kalmaya başladı. Daha gelişmiş otomasyon, satış pipeline yönetimi ve raporlama olanakları için Zoho’dan HubSpot CRM’e geçiş planlıyoruz. Amaç, tüm verileri kayıpsız şekilde taşımak ve yeni sisteme adapte olmaktır.
İşverenin Beklentileri
- Taşınacak veri kategorileri:
- Müşteri bilgileri
- İletişim geçmişi (e-posta, notlar)
- Satış pipeline verileri
- Otomasyon ayarları (mümkünse)
- Veri temizliği ve yeniden kategorilendirme
- Platforma özel alan eşleştirmesi (örneğin: Zoho'daki “Firma Türü” → HubSpot “Company Type”)
- Güvenlik yedekleme alınması
- Tüm sürecin test edilmesi
- Teslim süresi: 10 iş günü
Teslimat Formatı
- Veri aktarımı doğrudan CRM sistemlerine yapılacak
- Ek olarak .XLS ve .JSON formatlarında yedekler istenecek
- Platform içi test senaryoları ve işlem logları dökümantasyonu
Projenin Tanımı
- Kaynak sistem: Zoho CRM
- Hedef sistem: HubSpot CRM (Starter Plan)
- Taşınacak toplam kayıt: 3.200 müşteri profili, 6.500 e-posta geçmişi, 18 aktif satış pipeline’ı
- Teknik API erişimleri sağlanacak
- Zoho tarafındaki eski kullanıcı izinleri temizlenmiş olacak
Marka / Mevcut Durum
- Notefly, takvim senkronizasyonu ve toplantı planlama üzerine çalışan bir SaaS şirketidir.
- Şu an aktif olarak Zoho CRM kullanılmakta.
- Tüm CRM kullanıcıları aktif olarak satış ve destek süreçlerini bu sistemden yönetiyor.
- HubSpot hesabı açıldı, ancak kurulum ve veri taşıma işlemleri yapılmadı.
Hedef Kitle
- Şirketin satış ve destek ekipleri (toplam 14 kişi)
- CRM’i aktif olarak günlük kullanan kullanıcılar
- Yönetim için raporlama modüllerine ihtiyaç duyulacak
Beklenen Teslimatlar
- Tüm verilerin hatasız biçimde aktarılması
- Müşteri ve etkileşim geçmişinin görünür hâle getirilmesi
- Pipeline yapılarının yeni sisteme uygun yeniden kurulması
- 1 canlı test hesabı üzerinden sistem kontrolü
- Kapsamlı bir teslim raporu
- Veri eşleşme tablosu ve kaynak→hedef alan açıklaması
- Kullanıcı eğitimi için kısa bir rehber
Revizyon Politikası
- Teslim sonrası 7 gün boyunca destek sağlanması
- Veri eksikliği / eşleşme hatası durumlarında 2 düzeltme hakkı
- Geriye dönük log dosyaları ile işlem kontrolü yapılabilecek
- Büyük kapsamlı revizyonlar (örneğin platform değişikliği) yeni iş olarak değerlendirilir
Ek Dosyalar
- Örnek CSV dışa aktarma
- Eski CRM erişim bilgileri (gizlilik sözleşmesi sonrası paylaşılacak)
- HubSpot kullanıcı erişim davetleri
- Alan haritalama dökümanı taslağı